“Digitalizazio” hitza denon ahotan dago. Askotan, software berri bat erostea, modan dagoen tresna bat ezartzea edo webgune bat abiaraztea bezala ulertzen da. Enpresa askok kopuru handiak inbertitzen dituzte teknologian, eraldaketa magiko baten zain, baina hilabete batzuk geroago ohartzen dira ezer ez dela benetan aldatu. Zergatik? Kaosa automatizatzen saiatu direlako.
Korrika hasi aurretik, oinez ibiltzen jakin behar da. Eraldaketa digitalean, edozein software inplementatu aurretik, etxea ulertu eta ordenatu behar da. Horretarako, funtsezko tresna estrategiko bat existitzen da: prozesu mapa. Benetako lehen pausoa da, inbertsio teknologiko arrakastatsu baten eta frustraziozko gastu baten arteko aldea markatzen duena.
Zer da (benetan) Prozesu Mapa bat?
Zure ametsetako etxea eraiki nahi duzula imajina ezazu. Ez zinateke adreiluak erosi eta ausaz pilatzen hasiko, ezta? Lehenik plano zehatz bat beharko zenuke.
Prozesu mapa hori bera da: zure negozioa nola funtzionatzen duen azaltzen duen planoa.
Modu errazean, lan-fluxu oso baten irudikapen bisuala da, eta honakoak erakusten ditu:
- Zereginak: Egin behar den urrats bakoitza.
- Arduradunak: Nor edo zein departamentuk egiten duen zeregina.
- Erabaki-puntuak: Bideko adarkatzeak (baimentzen bada, zer gertatzen da? Eta ez bada?).
- Interakzioak: Informazioa edo lana nola pasatzen den pertsona batetik bestera.
Mapa honek argitara ateratzen du gauzak nola egiten diren benetan, “izan beharko lukeenaren” gainetik.
Zergatik da Pausu Garrantzitsuena (eta askok saltatzen dutena)?
Prozesu maparik gabe teknologian inbertitzea helmuga batera itsu-itsuan iritsi nahi izatea bezalakoa da. Mapa ezinbestekoa da lau arrazoirengatik:
- Argitasun Absolutua ematen du:
Ezin duzu hobetu ikusten ez duzuna. Mapak objektiboki erakusten du non dauden estutasunak, urrats bikoiztuak edo alferrikako lanak. - Ezkutuko Eraginkortasunik eza identifikatzen du:
Inork zalantzan jartzen ez dituen baina produktibitatea kaltetzen duten “beti horrela egin izan da” horiek guztiak argira ateratzen ditu. - Inbertsio Teknologiko txarrak saihesten ditu:
Gakoa da hau. Prozesu ez-eraginkor bat automatizatzen baduzu, lortzen duzun gauza bakarra prozesu ez-eraginkor azkarrago bat da.
Mapa da benetako arazoa konpontzen duen teknologian inbertituko duzula bermatzen duena. - Talde osoa lerrokatzen du:
Prozesua hasieratik amaierara ikustean, departamentuen arteko hormak apurtzen dira, eta lankidetza eta hobekuntza etengabeko kultura sendotzen da.
Nola Hasi: Zure Lehen Prozesu Mapa sortzeko 3 Urrats
Prozesua ez da zertan konplexua izan. Modu errazean has zaitezke:
- Irismena Zehaztu:
Ez saiatu enpresa osoa aldi berean mapatzen. Aukeratu arazoak sortzen dizkizun edo zure bezeroentzat kritikoa den prozesu bat.
Adibidez: “Bezero batek aurrekontua eskatzen duenetik produktua entregatzen zaion arte.” - Taldea Inplikatu (benetan lana egiten dutenak):
Bildu prozesuan parte hartzen duten pertsonak. Haien ezagutza urrea da. Haiek dakite non dauden arazo errealak. - Dokumentatu eta Bisualizatu:
Erabili arbel bat, post-itak edo tresna digital erraz bat lan-fluxua pausoz pauso marrazteko. Helburua guztiek ulertzen duten diagrama argi bat sortzea da.
Kanpoko Begirada baten Balioa: zituk nola lagun dezakeen
Barnean analisi hau egitea pauso bikaina da, baina kanpoko ikuspegi objektibo batek prozesua azkartu eta aberastu dezake.
Zitu-n, gure aholkularitza ez da softwareaz hitz egiten hasten, baizik eta zu eta zure taldea entzuten.
Ondorengoetan lagun zaitzakegu:
- Lan-saioak erraztea informazio zehatz eta erabilgarriena lortzeko.
- Prozesuak modu eraginkorrean mapatzeko metodologia frogatua.
- Barnean oharkabean igarotzen diren hobekuntza aukerak identifikatzeko ikuspegi aditu eta inpartziala.
Prozesu mapa da digitalizaziorako egin dezakezun inbertsiorik errentagarriena.
Hortik aurrera teknologian inbertitzen duzun euro bakoitza ondo bideratuta egongo dela bermatzen du.
Prest zaude zure enpresaren etorkizunaren planoa marrazteko?
Hitz egin dezagun zure prozesuei buruz.
