Hazkuntza prozesuan ari diren enpresa askorentzat, kudeaketa digitalizatzeko lehenengo urratsa fakturazio programa bat izaten da. Ezinbesteko tresna da, zalantzarik gabe. Baina negozioa zabaltzen den heinean, konplexitate berriak agertzen dira: erosketen kudeaketa konplikatzen da, biltegiratze-kontrola kritikoa bihurtzen da, salmentek jarraipen zehatzagoa behar dute eta kontabilitatea datu banatuetatik elikatzen da kalkulu-orriekin.
Une honetan da fakturazioa, lehen arreta gune zena, benetan zer den agerian jartzen dena: puzzlearen piezetako bat baino ez da.
Zure enpresak “irlak” dituela iruditzen bazaizu (fakturatzeko programa bat, stock-eko Excel bat, hornitzaileei egindako eskaeren beste bat…), oinarrizko software baten muga batzuk bizitzen ari zara. ERPIN bezalako enpresa-baliabideen planifikazio-sistema batek pieza horiek guztiak nola bateratu ditzakeen deskubritzeko unea da, zure negozioaren benetako nerbio-sistema zentral gisa jardunez.
Hobeto ulertzeko, jarrai dezagun produktuen bizi-zikloa zure enpresan eta ikusi ERP batek nola aldatzen duen dena.
1. Denaren Jatorria: Erosketak eta Hornitzaileak
Negozio oro erosketa batekin hasten da, dela fabrikatzeko lehengaiena, dela birsaltzeko produktuena.
ERP gabe: Hornitzaileei egindako eskaerak posta elektronikoz kudeatzen dituzu, prezioen kontrola Excel batean egiten duzu eta entregak fakturekin eskuz konparatzen dituzu. Erraza da eskaera baten jarraipena galtzea edo ordainketa-errore batzuk egitea.
ERPIN-ekin (Erosketa Modulua): Hornitzaileen kudeaketa guztia zentralizatzen duzu, eskaerak zuzenean sortzen dituzu sistematik, merkantzia sartu eta biltegi batean erregistratzen duzu eta sistemak automatikoki konparatzen du entregatze agiria eta faktura. Trazabilitate osoa daukazu eta administrazio-erroreak modu nabarmenean murrizten dira.
2. Negozioaren Bihotza: inbentarioa eta Biltegia
Merkantzia sartu ondoren, zehazki zer daukazun eta non dagoen jakin behar duzu.
ERP gabe: Eskuzko zenbaketa periodikoak eta 100% eguneratuta inoiz ez dagoen Excel bat erabiltzen duzu. Stock-eko apurketak edo soberako stock-a izateko arriskua oso handia da.
ERPIN-ekin (Inbentario Modulua): Produktuaren sarrera eta irteerak denbora errealean erregistratzen dira. Zehazki jakin dezakezu zure stock-a, balorazioa, biltegian duen kokapena eta stock minimoaren abisuak konfiguratzeko aukera duzu, hornikuntza automatizatzeko. Zure stock-a estimazio bat izatetik, datu zehatz eta fidagarri bihurtzen da.
3. (Aplikatzen bada) Eraldaketa: Ekoizpena eta Fabrikazioa
Fabrikatzen duten enpresentzat, prozesu hau kontrolatzea funtsezkoa da.
ERP gabe: Ekoizpenaren plangintza esperientzian oinarritzen den puzzle konplexu bat da, lan agiriak paperean eta material eta lanaren kostuak kontrolatzeko eskuzko metodoak erabiliz.
ERPIN-ekin (Ekoizpen Modulua): Eskandailoak definitzen dituzu (zure produktuen “errezeta”), fabrikazio-aginduak sortzen dituzu automatikoki lehengaiak stocketik kenduz eta fase bakoitzaren kostuak erregistratzen dituzu. Ekoizpenaren efizientzia eta produktu bakoitzaren errentagarritasunaren ikuspegi argia lortzen duzu.
4. Hazkunde Motorra: Salmenta eta Bezeroen kudeaketa
Hemen sortzen dituzu diru-sarrerak, eta ziklo horrek behar bezala konektatuta egon behar du enpresaren gainerako atalekin.
ERP gabe (edo fakturazioarekin bakarrik): Aurrekontuak eta fakturak sortzen dituzu, baina ez duzu bezeroaren historia, salmenta-aukerak edo entrega epeak kalkulatzeko stockaren egoeraren ikuspegi argirik.
ERPIN-ekin (Salmenten Modulua): ERPINek kudeaketa komertzial guztia integratzen du sistemaren bihotzean. Marketin kanpainak kudeatzeko CRM bat ez bada ere, salmenta ziklo bikain baterako behar den guztia zentralizatzen du: aurrekontu bat sortzean, sistemak denbora errealeko stocka kontsultatzen du. Eskaera bihurtzen denean, merkantzia automatikoki erreserbatzen da. Produktua zerbitzatzean, inbentarioa eguneratu egiten da, eta faktura klik bakar batekin sortzen da. Gainera, bezero bakoitzak bere eskaera-historiala, fakturak eta baldintza bereziak dituen fitxa osoa du, jarraipen komertzial zehatza eta zerbitzu askoz pertsonalizatuagoa ahalbidetuz.
5. Azken emaitza: Kontabilitate prestatua eta sinplifikatua
Aurreko eragiketa guztiak fideltasunez islatu behar dira kontabilitatean. Prozesu horrek, sarritan, lana bikoiztea eskatzen du.
ERP gabe: Zure kontulariak edo aholkulariak fakturak (erosketa eta salmentakoak) jaso eta bere kontabilitate softwarean sartzen ditu eskuz, prozesu geldoa eta erroreetarako joera duena.
ERPIN-ekin (Erregistroak sortzea): Hemen aurrezten du ERPINek sekulako denbora eta akatsak ezabatzen ditu. Kontabilitate-programa izan beharrean, ERPINek eguneroko eragiketen ondoriozko kontabilitate-idazpen guztiak sortzen dituen motor gisa jarduten du. Salmenta-faktura bakoitzak, erosketa-erregistro bakoitzak edo biltegiko mugimendu bakoitzak automatikoki eta modu estandarizatuan sortzen du bere kontabilitate-oharra. Emaitza zure enpresak edo aholkularitzak erabiltzen duen kontabilitate-softwarean zuzenean esportatzeko eta inportatzeko prest dagoen fitxategia da. Datuen eskuzko transkripzioa amaitu da, akatsak ezabatu dira eta zure kontulariak prestatutako informazioa jasotzen du.
ERPIN: Faktura isolatutik kudeaketa bateratu batera
Ikusi dugunez, ERPIN bezalako ERP bat ez da besterik gabe “faktura osoagoak egiteko programa bat”. Lan filosofia ezberdina da. Sistema bakarra, datu-iturri bakarra izateko erabaki estrategikoa da, non enpresako arlo guztiek modu arinean eta eraginkorrean laguntzen baitute, informazioa prestatuz azken kontabilitatea akatsik gabeko prozesu azkarra izan dadin.
Zure egungo softwarea txiki geratu zaizula sentitzen baduzu eta zure negozioa hazten baino pieza solteak konektatzen denbora gehiago ematen baduzu, ziurrenik jauzia emateko unea izango da.
Jakin nahi duzu ERP batek nola bateratu eta sustatu dezakeen zure enpresaren kudeaketa? Hitz egin dezagun zure prozesuez eta ERPINen potentziala erakutsiko dizugu.
